STRONA GŁÓWNA / Należyta staranność VAT

Należyta staranność w VAT – ochrona Twojej firmy przed problemami podatkowymi

Fiskus ma obecnie do dyspozycji bardzo skuteczne narzędzia analityczne. Kontrole są szybsze, dokładniejsze i bardziej bezwzględne. W obliczu tych zmian należyta staranność w VAT to nie tylko puste hasło – to tarcza, która może ochronić Twoją firmę przed utratą prawa do odliczenia podatku czy bolesnymi sankcjami. Urzędy nie zadowolą się samym faktem, że prowadzisz dokumentację zgodną z przepisami. Oczekują, że będziesz aktywnie sprawdzać, z kim robisz interesy i jak nadzorujesz swoje transakcje.

Co oznacza dochowanie należytej staranności w VAT?

Prawo nie podaje jednej definicji. Została ona wypracowana przez praktykę i orzecznictwo. Najprościej rzecz ujmując, chodzi o taką ostrożność, jakiej można oczekiwać od rozsądnego przedsiębiorcy.

Do zakresu należytej staranności należą zatem:

sprawdzenie kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy,
monitorowanie go także w trakcie relacji biznesowej,
dbanie o prawidłowe dokumentowanie transakcji,
posiadanie wewnętrznych procedur, które wykrywają ryzykowne sytuacje.

Jeśli okaże się, że w łańcuchu transakcji ktoś dopuścił się oszustwa, masz argument, że zrobiłeś wszystko, co do Ciebie należało. A to może zadecydować o tym, czy urząd pozwoli Ci zachować prawo do odliczenia VAT.

A co się stanie kiedy zabraknie staranności VAT?

Posłużmy się obrazowym przykładem. Załóżmy, że kupujesz towar od nowego dostawcy. Cena atrakcyjna, dostawa szybka, dokumenty wyglądają poprawnie. Po kilku miesiącach kontrola wykazuje, że ten dostawca brał udział w oszustwie podatkowym.

Jeśli urząd uzna, że mogłeś to przewidzieć, np. bo nie sprawdziłeś go na białej liście albo zlekceważyłeś niepokojące sygnały, możesz stracić prawo do odliczenia VAT albo zastosowania stawki 0% przy transakcjach unijnych. To oznacza realne straty finansowe, często liczone w setkach tysięcy złotych.

A co należy rozumieć przez niepokojące sygnały?

brak historii działalności kontrahenta – firma zarejestrowana niedawno, bez strony internetowej, opinii czy doświadczenia w branży,

niezgodności w rejestrach – kontrahent figuruje jako czynny podatnik VAT w KRS/CEIDG, ale na białej liście brak jego rachunku bankowego,

płatności na rachunki prywatne lub zagraniczne – szczególnie jeśli nie są powiązane z działalnością gospodarczą,

nietypowe warunki dostawy, np. towar wysokiej wartości dostarczany „z ręki do ręki” bez dokumentów przewozowych.

To oczywiście wybrane sygnały, które powinny wzbudzić Twoją czujność. Jeżeli nie masz pewności, czy kontrahent faktycznie jest godny zaufania, możesz zlecić jego sprawdzenie.

Jak wygląda weryfikacja kontrahenta?

Ocena należytej staranności wydaje się z pozoru prosta. W Internecie masz szereg narzędzi, które wspierają dochowanie należytej staranności VAT:

Biała lista podatników VAT

pozwala sprawdzić status rejestracyjny, numery kont bankowych, historię wpisów i wykreśleń.

System VIES

przydatny w transakcjach unijnych, potwierdza aktywność numeru VAT kontrahenta w UE.

KRS, CEIDG, raporty finansowe

dają szerszy obraz tego, z kim masz do czynienia

To jednak nie wszystko. Liczy się też to, czy w firmie są procedury, które sprawdzają nie tylko kontrahentów, ale i obieg dokumentów – tak, aby pracownik nie wystawił „pustej faktury” bez wiedzy zarządu. Taką pustą fakturą może być faktura sprzedaży na dużą kwotę, mimo że firma faktycznie nie dostarczyła towaru ani nie wykonała usługi.

Jak możemy Cię wesprzeć w realizacji procedury należytej staranności?

W naszej kancelarii pomagamy przedsiębiorcom przełożyć zasady dochowania należytej staranności na codzienną praktykę. Nasze wsparcie obejmuje m.in.

Audyt procedur

sprawdzamy, jak obecnie wygląda weryfikacja kontrahentów i obieg dokumentów w Twojej firmie

Wdrożenie nowych procesów

przygotowujemy spersonalizowane procedury dopasowane do Twojej branży

Nadzór nad fakturowaniem

pomagamy zbudować mechanizmy, które minimalizują ryzyko pustych faktur

Bieżąca weryfikacja kontrahentów

zarówno krajowych, jak i unijnych, w tym korzystanie z białej listy, VIES czy KRS

Szkolenia

uczymy zespoły księgowe i sprzedażowe, jak rozpoznawać sygnały ostrzegawcze i działać zgodnie z należytą starannością

Należyta staranność w VAT to nie tylko obowiązek wobec urzędu. To ochrona Twojej firmy przed stratami finansowymi i odpowiedzialnością za cudze błędy. Każdy przedsiębiorca powinien móc spokojnie rozwijać biznes, zamiast martwić się, czy fiskus zakwestionuje jego transakcje. Dlatego lepiej zawczasu zadbać o procedurę weryfikacji kontrahenta i mieć pewność, że firma działa zgodnie z najlepszymi praktykami.

Nie ryzykuj – chroń swoją firmę już dziś
Należyta staranność w VAT to Twoja tarcza przed błędami kontrahentów i konsekwencjami podatkowymi. Skontaktuj się z nami, a sprawdzimy Twoje procedury, wskażemy luki i pomożemy wdrożyć rozwiązania, które działają.

FAQ: Należyta staranność w VAT

Czy naprawdę muszę sprawdzać każdego kontrahenta?

Tak, nawet jeśli współpraca wydaje się pewna i bezpieczna. Organy podatkowe zakładają, że przedsiębiorca powinien zachować rozsądną ostrożność w każdej relacji biznesowej. W praktyce oznacza to podstawową weryfikację, np. białą listę, KRS czy VIES.

Co jeśli kontrahent okaże się nieuczciwy, a ja go nie sprawdziłem?

Urzędy mogą uznać, że „mogłeś wiedzieć”, a to wystarczy, aby zakwestionować Twoje prawo do odliczenia VAT. Skutki bywają bardzo dotkliwe – dodatkowe zobowiązania podatkowe, odsetki i kary.

Ile zajmuje weryfikacja kontrahenta w praktyce?

Podstawowa kontrola online (biała lista, VIES, KRS) to kilka minut. Ważne jednak, aby dokumentować te działania, np. przechowywać wydruki lub zrzuty ekranu. To dowód dla fiskusa, że działałeś z należytą starannością.

Czy wystarczy sprawdzić kontrahenta tylko raz, na początku współpracy?

Nie. Urzędy oczekują, że kontrahent będzie monitorowany także w trakcie współpracy. Firma, która dziś jest uczciwa, za kilka miesięcy może mieć kłopoty.

Jakie dokumenty warto archiwizować jako dowód staranności?

Wydruki z białej listy, potwierdzenia z VIES, raporty z KRS czy CEIDG, umowy, korespondencję mailową, potwierdzenia przelewów na rachunek z białej listy. To wszystko tworzy tarczę dowodową, którą możesz pokazać urzędowi w razie kontroli.

Czy kancelaria może prowadzić weryfikację kontrahentów za mnie?

Tak, możemy na bieżąco sprawdzać Twoich kontrahentów i dokumentować te czynności w sposób akceptowany przez organy podatkowe. Dzięki temu masz pewność, że dochowujesz należytej staranności i jednocześnie oszczędzasz czas.

Chcesz zabezpieczyć firmę przed konsekwencjami błędów w rozliczeniach VAT? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci wdrożyć odpowiednie procedury.

Naruszenia zasad należytej staranności mogą prowadzić do poważnych sankcji. Opracujemy rozwiązania dopasowane do Twojej działalności, aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania rozliczeń przez organy podatkowe.

Zostaw kontakt do siebie - odpowiemy najszybciej jak to możliwe

Jeśli skorzystasz z opcji umówienia konsultacji, będę przetwarzać Twoje dane w celu organizacji spotkania i ewentualnie dalszej korespodencji. Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności.

Spotkajmy się

Umów bezpłatną konsultację

Nie wiesz, czy potrzebujesz audytu, dokumentacji, a może po prostu jednej opinii? Nie musisz wybierać usługi na początku — najpierw porozmawiajmy.

Skorzystaj z 30-minutowej, niezobowiązującej bezpłatnej konsultacji. Omówimy Twoją sytuację i podpowiem, jakie działania mają sens w Twoim przypadku — czy chodzi o RODO, e-commerce, bezpieczeństwo danych, czy coś zupełnie innego.

Wybierz dogodny termin w kalendarzu obok — resztą zajmę się ja.