Regulamin aplikacjii SaaS: audyt i wsparcie w opracowaniu dokumentacji
Regulamin aplikacji SaaS to dokument wymagany przepisami prawa, który jest niezbędny do legalnego i bezpiecznego świadczenia usług online. Określa warunki korzystania z Twojej aplikacji, prezentuje prawa i obowiązki użytkowników, a także reguluje kwestie związane z odpowiedzialnością firmy czy płatnościami za usługę. Wystarczy jeden błąd, aby narazić się na zarzut naruszenia praw konsumenta, ryzyko kary od UOKiK, a nawet odpowiedzialność za niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych. Nie dopuść do tego.
Czym jest regulamin aplikacji SaaS i co grozi w przypadku jego braku?
Regulamin SaaS to formalna umowa między Tobą a użytkownikiem — zbiór zasad i warunków, które określają prawa i obowiązki dostawcy aplikacji oraz odbiorcy końcowego. Określasz w nim, co dokładnie dostarczasz, na jakich warunkach i co się stanie w przypadku niewywiązania się z umowy. Nie ma przy tym znaczenia, czy Twoja aplikacja jest prosta, rozbudowana, skierowana do konsumentów, czy firm. Jeśli świadczysz usługę online, musisz zadbać o to, aby każdy użytkownik wiedział, co dostaje oraz co się dzieje z jego danymi.
Kto powinien zadbać o regulamin SaaS?
Regulamin aplikacji SaaS jest niezbędny w przypadku świadczenia usług online za pośrednictwem aplikacji (webowej lub mobilnej), z której użytkownicy korzystają na podstawie konta lub subskrypcji. Nie ma przy tym znaczenia, czy wdrażasz prostą aplikację dla wąskiej grupy użytkowników, czy pracujesz nad rozwiązaniami IT o międzynarodowym zasięgu.
Kiedy potrzebujesz regulaminu SaaS?
Oferujesz aplikację na komputer lub urządzenia przenośne.
Przetwarzasz dane użytkowników.
Działasz w modelu dostępu do funkcjonalności (nie sprzedajesz produktu jednorazowo).
Aplikacje B2B i B2C, marketplace’y czy platformy do analizy danych i systemy abonamentowe, muszą mieć opracowany i upubliczniony regulamin SaaS. Dotyczy to także start-upów w fazie beta, o czym przedsiębiorcy często zapominają. To duży błąd, ponieważ testy i pierwsze wdrożenia niosą sporo niepewności prawnych.
Co grozi, gdy nie masz regulaminu aplikacji SaaS?
Brak regulaminu stanowi realne zagrożenia prawne i finansowe, a Twoja firma może to odczuć na wielu poziomach:
Brak spełnienia obowiązków informacyjnych
Świadcząc usługi drogą elektroniczną, masz obowiązek poinformować użytkownika o warunkach korzystania z usługi – jasno, przejrzyście i z wyprzedzeniem. Jeśli tego nie zrobisz (np. nie udostępnisz regulaminu przed rejestracją), narażasz się na zarzut naruszenia przepisów o ochronie konsumentów. A to może oznaczać kontrolę z Inspekcji Handlowej, a nawet karę od Prezesa UOKiK.
Ryzyko sankcji za naruszenie RODO
Regulamin często współgra z polityką prywatności – razem tworzą zestaw najważniejszych dokumentów, które pokazują użytkownikowi, jak chronisz jego dane. Brak jasnych zasad (albo ich nieprzekazanie) może zostać uznane za niedopełnienie obowiązków informacyjnych z RODO. A to już temat poważniejszy – potencjalnie nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu firmy.
Odpowiedzialność umowna (lub jej brak)
Bez regulaminu masz bardzo ograniczone możliwości prawne w przypadku sporu z użytkownikiem. Trudniej Ci będzie dochodzić swoich racji, egzekwować płatności, ograniczać odpowiedzialność czy wprowadzać zmiany w usłudze.
Utrata zaufania użytkowników
Użytkownicy coraz częściej sprawdzają, z kim mają do czynienia. Jeśli nie znajdują regulaminu, zaczynają się zastanawiać, czy Twoja usługa jest rzetelna i czy warto podawać jakiekolwiek dane. A zaufanie raz utracone, trudno odzyskać.
Co wchodzi w zakres naszych usług?
Pomimo że w Internecie dostępnych jest wiele wzorów dokumentów, nie wystarczy skopiować gotowego szablonu i uzupełnić go o niezbędne dane. Uniwersalny wzorzec może nie uwzględniać najważniejszych kwestii, a jego nieświadome wykorzystanie naraża Cię na odpowiedzialność prawną.
Które punkty regulaminu SaaS są najistotniejsze z perspektywy firmy i użytkownika?
Wymagania techniczne
Ustalenie minimalnych wymagań sprzętowych i programowych po stronie klienta chroni Cię przed ewentualnymi reklamacjami. Dzięki temu jasno komunikujesz, co jest po Twojej stronie, a co po stronie użytkownika.
Zakres usługi
Regulamin powinien określać, co użytkownik dostaje w ramach Twojej usługi. Nie musisz wypisywać każdej funkcji – wystarczy jasne wskazanie, do jakich modułów, narzędzi czy funkcjonalności klient zyskuje dostęp.
Utrzymanie i SLA
Czy Twoja aplikacja będzie dostępna zawsze? A może przewidujesz przerwy techniczne? Jak długo użytkownik będzie czekać na odpowiedź z supportu? Jeśli obiecujesz 99,9% dostępności, upewnij się, że Twoi podwykonawcy też to gwarantują. Inaczej możesz złożyć obietnicę, której realnie nie jesteś w stanie dotrzymać.
Płatności
Model subskrypcyjny to standard, ale warto jasno określić, jak wygląda cykl rozliczeń, czy odnowienie następuje automatycznie, i czy do działania systemu płatności potrzebne są dane karty (np. CVV). Transparentność w tym zakresie to komfort dla obu stron.
Zasady korzystania
Jak użytkownik zakłada konto? Czy może korzystać z wersji demo? Czy może przechowywać swoje dane w aplikacji? To wszystko powinno być precyzyjnie określone w regulaminie SaaS. A skoro mówimy o danych, warto też wskazać, kto je przetwarza, w jakim zakresie i przez jaki czas. Niekiedy te informacje lepiej przenieść do Polityki Prywatności, ale najważniejsze, żeby użytkownik miał do nich łatwy dostęp.
Licencja
Pamiętaj, że udostępnienie aplikacji nie oznacza przekazania praw autorskich. Trzeba jasno wskazać, do czego użytkownik ma prawo, a czego nie może robić z Twoim oprogramowaniem, np. nie może go kopiować, modyfikować, czy udostępniać dalej.
Dlaczego treść regulaminu SaaS powinna być konsultowana z prawnikiem?
Brak regulaminu albo jego ukrycie głęboko na stronie w nadziei, że nikt nie wczyta się w jego treść, to prosta droga do problemów. Dobrze przygotowany regulamin działa na Twoją korzyść. Przede wszystkim minimalizuje ryzyko sporów i nieporozumień i daje Ci podstawy do działania zgodnie z RODO i innymi przepisami.
FAQ: najważniejsze pytania dotyczące regulaminu SaaS
Czy naprawdę muszę mieć regulamin, jeśli moja aplikacja dopiero rusza i mam tylko kilku użytkowników?
Tak, nawet jeśli Twoja aplikacja jest w fazie testów albo działa w wersji beta, regulamin jest konieczny. To właśnie na tym etapie łatwo o nieporozumienia z użytkownikami, a brak jasnych zasad może działać na Twoją niekorzyść.
Czy mogę po prostu skorzystać z gotowego wzoru regulaminu z Internetu?
Tak, ale to bardzo ryzykowne. Gotowe szablony zwykle nie uwzględniają specyfiki konkretnych aplikacji, modelu biznesowego ani przepisów obowiązujących w danym kraju. A nieodpowiednie zapisy mogą narazić Cię na odpowiedzialność prawną.
Czym różni się regulamin SaaS od polityki prywatności?
Regulamin mówi o tym, jak działa Twoja aplikacja i na jakich zasadach użytkownik może z niej korzystać. Polityka prywatności natomiast dotyczy tego, jak przetwarzasz dane osobowe użytkowników.
Skontaktuj się
Budujesz usługę SaaS i chcesz mieć pewność, że Twój regulamin spełnia wymogi prawne? Z przyjemnością wykonamy audyt. Oferujemy także stworzenie dokumentu od podstaw. Skontaktuj się z nami i przedstaw swoje oczekiwania, a my zajmiemy się resztą.
Zostaw kontakt do siebie - odpowiemy najszybciej jak to możliwe
Umów bezpłatną konsultację
Nie wiesz, czy potrzebujesz audytu, dokumentacji, a może po prostu jednej opinii? Nie musisz wybierać usługi na początku — najpierw porozmawiajmy.
Skorzystaj z 30-minutowej, niezobowiązującej bezpłatnej konsultacji. Omówimy Twoją sytuację i podpowiem, jakie działania mają sens w Twoim przypadku — czy chodzi o RODO, e-commerce, bezpieczeństwo danych, czy coś zupełnie innego.
Wybierz dogodny termin w kalendarzu obok — resztą zajmę się ja.
