Wdrożenie RODO w sklepie internetowym – jak zadbać o dane klientów i spokój przedsiębiorcy
Jeśli prowadzisz sklep internetowy, prędzej czy później musisz zadać sobie pytanie: czy dane klientów są bezpieczne i czy przetwarzane zgodnie z prawem? Chodzi tu nie tylko o adresy, numery telefonów czy e-maile, ale też informacje o zamówieniach. Wszystko to wymaga odpowiedniej ochrony. A jeśli nie wiesz, od czego zacząć i jak praktycznie podejść do tematu RODO w swoim e-sklepie, to dobrze trafiłeś. W takich sytuacjach wsparcie prawne jest po prostu bezcenne.
Czym jest RODO w sklepie internetowym?
Aby zrozumieć RODO w kontekście sklepu online, najlepiej podzielić całą dokumentację na dwa rodzaje:
- Zewnętrzna – to, co widzi Twój klient (np. polityka prywatności).
- Wewnętrzna – to, co może być przedmiotem kontroli, np. ze strony UODO.
Zacznijmy od tej pierwszej. Najbardziej oczywistym dokumentem zewnętrznym jest polityka prywatności – zwykle umieszczona w stopce strony. Informuje klienta, jakie dane zbierasz, po co to robisz, kto jest ich administratorem, jak długo je przechowujesz i komu możesz je udostępniać.
Nie zawsze jednak musisz pisać jedną, długą politykę. Możesz stosować krótsze klauzule informacyjne, dopasowane do konkretnych sytuacji, np. przy składaniu zamówienia. Najważniejsze, żeby klient zawsze wiedział, co dzieje się z jego danymi i żeby wszystko było zgodne z prawem.
A dokumenty wewnętrzne? To m. in. rejestr czynności przetwarzania danych, polityka bezpieczeństwa, instrukcja zarządzania systemem IT, rejestr naruszeń czy ewidencja upoważnień. Nie muszą być one pisane w specjalnych programach – zwykły arkusz kalkulacyjny czy plik tekstowy w zupełności wystarczy. Ważne, żeby odzwierciedlały to, co faktycznie robisz z danymi w swoim sklepie.
Czy każdy sklep internetowy musi mieć dokumentację RODO?
Tak, w 2025 roku nie ma już wyjątków. Każdy sklep online musi mieć dokumentację zgodną z przepisami RODO i zasadami dostępności cyfrowej.
Masz już politykę prywatności? To bardzo dobrze, ale pamiętaj, że prawo się zmienia, sklep się rozwija, wchodzą nowe funkcje, a to często oznacza nowe obowiązki informacyjne. Dlatego dokumenty trzeba regularnie aktualizować. Jeśli nie masz pewności, czy wszystko robisz dobrze, warto przeprowadzić audyt przetwarzania danych osobowych i w razie potrzeby wdrożyć zmiany.
Kiedy trzeba wdrożyć RODO?
Zgodnie z prawem możesz zrobić to już po starcie sklepu, ale najlepiej przygotować dokumentację, zanim zaczniesz zbierać dane klientów.
Dane zaczynasz przetwarzać w momencie, gdy:
klient zakłada konto lub zapisuje się do newslettera,
ktoś składa zamówienie (nawet bez rejestracji),
potencjalny klient wysyła zapytanie przez formularz kontaktowy.
W każdym z tych przypadków obowiązki z RODO „uruchamiają się” automatycznie.
Co wchodzi w zakres naszych usług?
Podstawą każdego e-sklepu jest regulamin, który określa zasady płatności, reklamacji, zwrotów. Do tego dochodzi polityka prywatności RODO opisująca, w jaki sposób przetwarzasz dane osobowe użytkowników. Musi być dopasowana do tego, co naprawdę dzieje się w Twoim sklepie.
To jednak dopiero początek. Dochodzi jeszcze baner cookies, czyli wyskakujące okno, w którym klient wyraża zgodę na pliki cookies. Jego treść też musi być zgodna z prawem. A jeśli chcesz wysyłać newslettery, prowadzić promocje czy remarketing – musisz zadbać o zgody marketingowe. Ważne, aby były one jasne, dobrowolne i konkretne.
Dlaczego ochrona danych to Twój obowiązek?
Dane osobowe to dziś cenna waluta. Jeśli przedsiębiorca nie przestrzega zasad ich ochrony, może zapłacić wysoką cenę – nawet do 10 mln euro lub 2% rocznego obrotu. Dotyczy to także małych firm. Brak dokumentacji, oświadczeń o udzieleniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, niewłaściwe informowanie klientów czy brak zabezpieczeń może skończyć się karą finansową i utratą zaufania klientów. A to może być cios, po którym trudno się podnieść.
Dlatego lepiej zadbać o kwestie danych osobowych RODO wcześniej – dzięki temu w pełni skupisz się na tym, co naprawdę ważne, czyli rozwijaniu swojego sklepu i sprzedaży.
Najczęstsze pytania dotyczące audytu RODO (FAQ)
Kto jest administratorem danych osobowych w sklepie?
Najczęściej to po prostu właściciel sklepu albo firma, która nim zarządza. Administrator danych osobowych decyduje, po co zbierasz dane użytkowników sklepu, co z nimi robisz i komu je przekazujesz.
Jakie dane osobowe klientów zbiera sklep internetowy?
Imię i nazwisko, adres dostawy, e-mail, numer telefonu, historia zamówień, czasem preferencje zakupowe. Każdy taki element to dane osobowe klientów, które podlegają ochronie zgodnie z przepisami RODO.
Co musi zawierać polityka prywatności RODO?
Polityka prywatności RODO powinno odpowiadać na pytania: jakie dane zbierasz, po co to robisz, jak długo je przechowujesz i jak wygląda proces przekazywania danych osobowych zewnętrznym podmiotom. Powinny znaleźć się w niej informacje, jakie prawa ma klient.
- jakie prawa ma klient (np. prawo do bycia zapomnianym czy prawo dostępu do danych).
Dobrze napisana polityka ochrony danych buduje zaufanie – klient widzi, że nie masz nic do ukrycia.
Co to jest prawo do bycia zapomnianym?
To prawo klienta do całkowitego usunięcia jego danych z Twojej bazy, np. gdy nie chce już mieć konta, wycofa zgodę lub dane nie są Ci już potrzebne. Twoim zadaniem jest wtedy bezpieczne usunięcie danych użytkowników sklepu, także z kopii zapasowych.
Skontaktuj się – umów wdrożenie RODO w sklepie internetowym
Upewnij się, że przetwarzanie danych użytkowników sklepu odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeżeli masz wątpliwości, czy zapewniasz odpowiednią ochronę danych klientów, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci wypełnić obowiązki administratora danych i zadbać o bezpieczeństwo przetwarzania danych.
Zostaw kontakt do siebie - odpowiemy najszybciej jak to możliwe
Umów bezpłatną konsultację
Nie wiesz, czy potrzebujesz audytu, dokumentacji, a może po prostu jednej opinii? Nie musisz wybierać usługi na początku — najpierw porozmawiajmy.
Skorzystaj z 30-minutowej, niezobowiązującej bezpłatnej konsultacji. Omówimy Twoją sytuację i podpowiem, jakie działania mają sens w Twoim przypadku — czy chodzi o RODO, e-commerce, bezpieczeństwo danych, czy coś zupełnie innego.
Wybierz dogodny termin w kalendarzu obok — resztą zajmę się ja.
