Wady i zagrożenia systemu KSeF: lista kontrolna największych ryzyk
KSeF to nie tylko wygoda – to nowa paleta ryzyk operacyjnych, prawnych i finansowych. Oto najpoważniejsze z nich.
Ryzyka techniczne: gdy system zawiedzie, Ty poniesiesz konsekwencje
- Awaria KSeF a obowiązek fiskalny: Co, jeśli system nie przyjmie faktury w dniu, w którym masz obowiązek ją wystawić? Nawet przy trybie offline, obowiązek jej przesłania i tak ciąży na Tobie. Będziesz musiał wykazać podjęte próby, a to wymaga skrupulatnej dokumentacji.
- Błędy w integracji API: Korzystasz z programu księgowego, który automatycznie wysyła faktury do KSeF. Kto odpowiada, gdy z powodu błędu w API faktura trafi do złego odbiorcy lub w ogóle nie dotrze? W praktyce – najpierw Ty, a dopiero potem dochodzisz roszczeń od dostawcy.
- Bezpieczeństwo danych: Scentralizowany system to łakomy kąsek dla hakerów. Chociaż MF deklaruje najwyższe standardy, wyciek milionów faktur byłby katastrofą. Twoje dane kontrahentów, szczegóły transakcji – wszystko w jednym miejscu.
Ryzyka prawne i proceduralne: pułapki czyhające w szczegółach
- Błędne dane na fakturze: W KSeF poprawienie błędnej faktury jest skomplikowane. Błąd w NIPie, kwocie, dacie? To nie tylko korekta księgowa, ale potencjalne problemy z odliczeniem VAT u kontrahenta i podejrzenie nierzetelności.
- Trwałość archiwum i prawo do bycia zapomnianym: KSeF ma archiwizować faktury przez 10 lat. Jak to się ma do RODO i prawa osoby fizycznej do usunięcia danych? Kolizja jest oczywista, a rozwiązania – niejasne.
- PESEL na fakturze – bomba z opóźnionym zapłonem: Umieszczenie PESEL w polu opcjonalnym to dziś standard w wielu firmach. W KSeF stanie się ogromnym obciążeniem RODO, podnosząc ryzyko kar do nawet 20 mln EUR w przypadku wycieku.
Odpowiedzialność przedsiębiorcy w KSeF: karno-skarbowa, cywilna, administracyjna
To najważniejszy rozdział. Rozbijemy odpowiedzialność na czynniki pierwsze.
Sankcje finansowe i karne za niedopełnienie obowiązków KSeF
Nie chodzi tylko o mandat. To wielopoziomowy system naczyń połączonych.
- Kary z ustawy o VAT: Nawet do 180% stawki podatku od niezgodnej z prawem faktury za świadome działanie na niekorzyść Skarbu Państwa. W praktyce, za powtarzające się, rażące błędy.
- Odpowiedzialność karno-skarbowa: Art. 62 § 1 ustawy o KSeF. Świadome nie wprowadzenie faktury do systemu w celu uniknięcia zobowiązań może być przestępstwem, zagrożonym grzywną, ograniczeniem wolności, a nawet pozbawieniem wolności do lat 3.
- Kary z RODO: Za naruszenie ochrony danych osobowych na fakturze (np. niepotrzebny PESEL, wyciek) – do 20 mln EUR lub 4% globalnego obrotu.
Odpowiedzialność cywilna: gdy Twój błąd kosztuje kontrahenta
Jeśli z Twojej winy (błędny NIP, opóźnienie) kontrahent utraci prawo do odliczenia VAT lub poniesie szkodę, on może się od Ciebie jej domagać na drodze cywilnej. To ryzyko, o którym mało kto mówi.
Kaskada odpowiedzialności: księgowa, właściciel, dostawca oprogramowania
Kto odpowiada, gdy księgowa popełni błąd? Z zasady – przedsiębiorca. Nie zwolni Cię to z odpowiedzialności przed urzędem. Masz jednak roszczenia regresowe do pracownika (o ile błąd był zawiniony) lub do dostawcy oprogramowania (na podstawie umowy). Kluczowe jest, by te zależności były jasno zapisane w umowach.
Kontrowersje i wątpliwości prawne: czy KSeF jest (nie)zgodny z konstytucją?
To nie tylko teoretyczny spór. Dotyka fundamentów wolności gospodarczej.
- Obowiązkowość i proporcjonalność: Czy państwo może zmuszać do korzystania z jednego, centralnego systemu, nakładając przy tym tak duże koszty i ryzyka na firmy? To pytanie może trafić do Trybunału Konstytucyjnego.
- Dostęp organów do danych: KSeF daje fiskusowi dostęp w czasie rzeczywistym do strumienia faktur. To potężne narzędzie kontroli, które budzi obawy o nadmierną inwazyjność i potencjalne wykorzystanie poza celami podatkowymi.
Bezpieczeństwo danych w KSeF: iluzja czy fakt?
Ministerstwo Finansów zapewnia o najwyższych standardach. Ale co to znaczy dla Ciebie?
- „Bezpieczeństwo” nie zwalnia z odpowiedzialności RODO. Nadal jesteś administratorem danych na fakturze. Musisz wykazać, że wybrałeś bezpieczną drogę ich przesłania (certyfikowane oprogramowanie), a w przypadku wycieku z winy MF – to Ty i tak będziesz pierwszym kontaktem dla osób poszkodowanych.
- Integracje z systemami ERP – najsłabsze ogniwo. Bezpieczeństwo KSeF nie ma znaczenia, jeśli Twoje połączenie z systemem jest dziurawe. Wybór dostawcy oprogramowania z certyfikatem bezpieczeństwa MF i wyraźna umowa powierzenia danych (DPA) to absolutne minimum.
Jak się chronić? Praktyczne procedury na wypadek problemów z KSeF
Teoria jest ważna, ale liczą się konkretne działania.
Instrukcja krok po kroku na wypadek awarii KSeF
- Próbujesz wysłać – dokumentujesz błąd. Zrób zrzut ekranu (screenshot) z komunikatem błędu, datą i godziną.
- Włączasz tryb offline. Wystawiasz fakturę w swoim systemie zgodnie z zasadami trybu offline.
- Notujesz fakt. Wprowadzasz wewnętrzną notatkę z opisem awarii, podjętymi działaniami i numerem faktury offline.
- Próbujesz ponownie. Po przywróceniu działania, niezwłocznie przesyłasz fakturę do KSeF i dokumentujesz ten fakt.
- Przechowujesz dowody. Wszystkie zrzuty ekranu, logi i notatki przechowujesz przez minimum okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Aktualizacja umowy z biurem rachunkowym
Wprowadzenie KSeF może wymagać weryfikacji i aktualizacji umów z biurami rachunkowymi – nie tylko z powodu zmiany przepisów, ale i ze względu na praktyczny sposób organizacji współpracy. To, czy potrzebna będzie nowa umowa lub aneks, zależy w dużej mierze od przyjętego modelu działania: kto wystawia faktury, kto je przesyła, kto odbiera z KSeF, a kto je przekazuje w innej formie. Inaczej bowiem wygląda obsługa, gdy biuro jedynie otrzymuje dokumenty od klienta, a inaczej, gdy samodzielnie pobiera je z systemu lub nawet je wystawia.
W praktyce może to oznaczać konieczność uzupełnienia umowy o postanowienia dotyczące przekazywania danych, przyznawania uprawnień i certyfikatów w KSeF, procedur akceptacji faktur zakupowych czy odpowiedzialności stron. Doprecyzowanie tych kwestii ma znaczenie nie tylko z punktu widzenia organizacji pracy, ale też bezpieczeństwa danych osobowych i zgodności z przepisami o ochronie danych.
Rekomenduję także zamieszczenie w umowie zasad postępowania w przypadku awarii systemu KSeF, jego niedostępności lub przejścia na tryb offline. Jasne określenie, kto i w jaki sposób reaguje na zakłócenia, kto generuje dokumenty zastępcze i jak przekazywane są informacje o problemach technicznych – to pozwala uniknąć nieporozumień dotyczących potencjalnej odpowiedzialności i poniesionych szkód.
“W przypadku awarii systemu KSeF, jego całkowitej niedostępności lub konieczności działania w trybie offline, każda ze Stron zobowiązuje się do podejmowania działań zgodnych z obowiązującymi przepisami, w szczególności do korzystania z przyznanych certyfikatów KSeF oraz generowania dokumentów zgodnie z procedurami awaryjnymi. Biuro rachunkowe jest zobowiązane do niezwłocznego poinformowania Klienta o wystąpieniu takiego zdarzenia. Za szkody powstałe w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem przez Biuro obowiązków związanych z obsługą KSeF, w zakresie, który wpływa na realizację obowiązków Klienta, Biuro ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych.”
„Dostawca/Biuro oświadcza, że stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczne połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów. W przypadku błędu, awarii lub naruszenia bezpieczeństwa po stronie Dostawcy/Biura, które uniemożliwi lub opóźni prawidłowe przekazanie faktury do KSeF, Dostawca/Biura ponosi pełną odpowiedzialność za wynikłe z tego tytułu kary, odsetki oraz ewentualne roszczenia kontrahentów Klienta, a zobowiązuje się do niezwłocznego naprawienia szkody.”
10 najtrudniejszych pytań o zagrożenia w KSeF z odpowiedziami prawnika
Jeśli system KSeF będzie niedostępny przez tydzień, a ja nie wyślę faktur, czy dostanę karę?
Tak, jeśli nie zastosujesz trybu offline i nie wywiążesz się z obowiązku. Awaria systemu nie zwalnia z obowiązku fakturowania. Tryb offline jest Twoim zabezpieczeniem, ale musisz go prawidłowo zastosować i później „uzupełnić” KSeF. Kluczowe jest dokumentowanie awarii.
Moja księgowa pomyliła NIP i wysłała fakturę do obcej firmy przez KSeF. Kto poniesie karę?
W pierwszej kolejności – Twoja firma, jako podatnik. Urząd skarbowy nałoży sankcje na Ciebie. Następnie, na podstawie umowy o pracę lub zlecenie, możesz dochodzić od księgowej odszkodowania (regres), o ile udowodnisz jej winę umyślną lub nieumyślną.
Czy mogę nie zgodzić się na KSeF ze względu na RODO?
Nie. Przesłanie faktury do KSeF jest obowiązkiem ustawowym (art. 106j ustawy o VAT), który stanowi podstawę prawną przetwarzania danych z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Nie możesz się na niego nie zgodzić, tak jak nie możesz odmówić płacenia podatków. Możesz jednak minimalizować ryzyko, nie umieszczając nadmiarowych danych (jak PESEL).
Co się stanie, jeśli hakerzy wykradną dane z KSeF? Kto mi zapłaci za szkodę?
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo systemu ponosi Ministerstwo Finansów jako jego operator. Poszkodowani (Ty i Twoi kontrahenci) moglibyście skierować przeciwko Skarbowi Państwa roszczenia o odszkodowanie za naruszenie dóbr osobistych lub szkody majątkowej. Proces byłby jednak długi i skomplikowany.
Czy za błąd w działaniu API mojego programu do faktur też mogę zostać ukarany?
Tak. Z punktu widzenia urzędu, to Ty jesteś podatnikiem, który nie wywiązał się z obowiązku. Umowa z dostawcą oprogramowania powinna przewidywać jego odpowiedzialność na Twoją rzecz za takie sytuacje. Bez odpowiedniej klauzuli, pozostaniesz sam z problemem.
Jak długo przechowywać dowody na próby wysłania faktur przy awarii?
Przez okres odpowiadający przedawnieniu zobowiązań podatkowych, czyli minimum 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Zalecamy jednak archiwizację przez 6-10 lat na wypadek kontroli.
Czy za brak faktury w KSeF od razu grozi mi odpowiedzialność karna?
Nie, nie od razu. Odpowiedzialność karno-skarbowa (art. 62 ustawy o KSeF) wymaga działania w zamiarze uniknięcia zobowiązań podatkowych. Za zwykłe zaniedbanie, opóźnienie czy błąd techniczny grożą przede wszystkim kary administracyjne (finansowe). Jednak granica między rażącym niedbalstwem a zamiarem bywa cienka.
Można będzie kiedyś zrezygnować z KSeF?
Obecnie nie ma takiej możliwości. System ma być obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. Ewentualna zmiana tego stanu wymagałaby nowelizacji ustawy, na co się nie zanosi.
Kto ma dostęp do moich faktur w KSeF poza mną i kontrahentem?
Dostęp ma Ministerstwo Finansów (w celu realizacji zadań ustawowych) oraz – na podstawie odrębnych przepisów – inne uprawnione służby (np. CBA, policja, ZUS). Nie ma to być dostęp „otwarty”, ale każda czynność powinna być rejestrowana.
Czy warto już teraz inwestować w audyt pod kątem KSeF?
Absolutnie tak. Im wcześniej zidentyfikujesz luki w procesach, słabe punkty integracji IT i niekorzystne zapisy w umowach z partnerami, tym taniej i spokojniej przejdziesz przez obowiązkowe wdrożenie. Audyt to nie koszt, to inwestycja w ograniczenie przyszłych kar i sporów.
Nie daj się zaskoczyć. Przygotuj swoją firmę z pomocą eksperta
Zagrożenia związane z KSeF są realne i wielowymiarowe. Nie wystarczy kupić nowy program. Potrzebna jest strategiczna ochrona prawna, która:
- Przeniesie ryzyko na podwykonawców (za pomocą odpowiednich umów).
- Przygotuje procedury na wypadek awarii i błędów.
- Zminimalizuje ekspozycję na kary podatkowe i RODO.
- Zabezpieczy Cię przed roszczeniami kontrahentów.
Nasza kancelaria oferuje dedykowany pakiet wdrożeniowy „Bezpieczny KSeF”, który obejmuje:
- Audyt procesów i umów pod kątem ryzyk KSeF.
- Przygotowanie wzorów klauzul umownych z księgowymi, biurami rachunkowymi i dostawcami IT.
- Opracowanie wewnętrznych instrukcji postępowania na wypadek awarii.
- Stałą opiekę prawną w przypadku sporu z urzędem lub kontrahentem.
Nie czekaj, aż pierwsza kara lub awaria wymusi na Tobie działanie. Skontaktuj się z nami i zabezpiecz swoją firmę na nadchodzącą rewolucję.
